L’ORGANISATION DES STRUCTURES D’APPUI DE LA DIRECTION GENERALE DES ELECTIONS
Les Structures d’Appui de la Direction Générale des Elections fonctionnent sous l’autorité hiérarchique et la coordination du Directeur Général des Elections, assisté du Directeur Général Adjoint des Elections.
Pour l’exécution de ses missions, la Direction Générale des Elections dispose au siège de l’organisme, des services rattachés et des services centraux.
1- DES SERVICES RATTACHES A LA DIRECTION GENERALE DES ELECTIONS
Les Services rattachés à la Direction Générale des Elections comprennent :
- la Cellule de la Traduction, de l’Interprétation et de la Promotion du Bilinguisme ;
- le Service Central du Courrier, de l’Accueil et de Liaison ;
- le Service Central de la Documentation et des Archives ;
- le Poste de la Comptabilité-Matières ;
- le Service de la Protection et de la Sécurité.
LA CELLULE DE LA TRADUCTION, DE L’INTERPRETATION ET DE LA PROMOTION DU BILINGUISME
Placée sous l’autorité d’un Chef de Cellule, la Cellule de la Traduction, de l’Interprétation et de la Promotion du Bilinguisme est chargée :
- de la traduction courante des documents à elle confiés, dans le cadre des missions et activités d’Elections Cameroon ;
- de l’interprétation lors des audiences, séminaires et ateliers ;
- de la promotion du bilinguisme au sein d’ELECAM.
Elle comprend trois (03) Chargés d’Etudes Assistants et des Cadres d’Appui.
LE SERVICE CENTRAL DU COURRIER, DE L’ACCUEIL ET DE LIAISON
Placé sous l’autorité d’un Chef de Service, le Service Central du Courrier, de l’Accueil et de Liaison est chargé de :
- la gestion du courrier à l’arrivée et au départ ;
- la ventilation ainsi que des liaisons et transmissions des documents divers à l’intérieur des structures centrales d’Elections Cameroon, à destination des Démembrements territoriaux ou des structures partenaires et des autres administrations ;
- la gestion du desk de renseignements.
Il comprend :
- le Bureau du courrier ;
- le Bureau de liaison et des transmissions ;
- le Bureau de l’accueil et de l’orientation des usagers.
LE SERVICE CENTRAL DE LA DOCUMENTATION ET DES ARCHIVES
Placé sous l’autorité d’un Chef de Service, le Service Central de la Documentation et des Archives est chargé de :
- la constitution, de l’organisation et de la gestion sécurisée de la documentation nécessaire à l’accomplissement des missions d’Elections Cameroon ;
- la mise en œuvre d’un système de gestion numérique des archives ;
- l’exécution des tâches et activités inhérentes à ses attributions.
Il comprend :
- le Bureau de la Documentation ;
- le Bureau des Archives.
LE POSTE DE LA COMPTABILITE-MATIERES
Placé sous la responsabilité d’un Chef de Poste, le Poste de la Comptabilité-Matières est chargé :
- de la prise en charge des biens matériels et mobiliers affectés aux Structures d’Appui et aux Démembrements territoriaux, et ceux acquis par les Démembrements territoriaux dans les livres annexes ;
- de l’affectation des biens matériels mobiliers aux utilisateurs à travers les fiches de détenteur et des Bons de Sortie de matériels ;
- de la proposition des mesures de sécurisation, de protection et de sauvegarde des biens ;
- de l’information de toute perte, avarie ou vol de matériel ;
- de la réception des biens et services ;
- du suivi de l’effectivité et de la conformité des prestations par la certification du service fait ;
- de la mise à disposition desdits biens auprès des utilisateurs contre décharge ;
- du suivi de la position des biens en service (affectés à un utilisateur), en transit (destinés aux Démembrements territoriaux) et en attente (en stock) ;
- de la tenue des fiches de stock ;
- du déclenchement des commandes conformément aux besoins exprimés par le Directeur Général des Elections ;
- de la prise en charge des biens et matériels mobiliers dans les documents comptables en entrée et en sortie ;
- de l’établissement des fiches de détenteurs pour le matériel durable ;
- de la production des comptabilités mensuelles et du compte de gestion annuel ;
- de l’identification et du recensement des biens durables obsolètes ou impliquant des coûts très élevés de réparations;
- de la proposition à l’aliénation des biens par toutes les voies de réforme : vente, destruction ou démolition et leur sortie des registres comptables ;
- de l’élaboration des statistiques des différentes activités relatives au service.
LE SERVICE DE LA PROTECTION ET DE LA SECURITE
Placé sous l’autorité d’un Chef de Service, le Service de la Protection et de la Sécurité est chargé :
- de l’organisation de la sécurité du Président, du Vice-Président et des Membres du Conseil Electoral ;
- de l’organisation de la sécurité du Directeur Général des Elections et du Directeur Général Adjoint des Elections ;
- de la sécurité des résidences du Président, du Vice-Président, des Membres du Conseil Electoral, du Directeur Général des Elections et du Directeur Général Adjoint des Elections, en liaison avec les Services Spécialisés de l’Etat ;
- de la prise des mesures pratiques de protection renforcée des Membres du Conseil Electoral, du Directeur Général des Elections, du Directeur Général Adjoint des Elections et du personnel d’Elections Cameroon en période électorale ainsi que de la sécurisation du patrimoine d’ELECAM ;
- de la coordination des actions de sécurité concernant les sites de travail d’Elections Cameroon.
Il comprend :
- le Bureau de la Protection ;
- le Bureau de la Sécurité.
2 - LES MISSIONS ASSIGNÉES AUX STRUCTURES D’APPUI DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES ÉLECTIONS
Les Services Centraux de la Direction Générale des Elections comprennent :
- la Direction des Opérations Electorales et Référendaires ;
- la Direction des Ressources Humaines ;
- la Direction des Ressources Financières et Matérielles ;
- la Division de la Communication et des Relations Publiques ;
- la Division des Affaires Juridiques et du Contentieux;
LA DIRECTION DES OPÉRATIONS ELECTORALES ET REFERENDAIRES
Placée sous l’autorité d’un Directeur, la Direction des Opérations Electorales et Référendaires est chargée :
- de la constitution, la mise à jour et la conservation du fichier électoral national ;
- de l’établissement des listes et cartes électorales ;
- de la supervision de la distribution des cartes d’électeur, en relation avec les Démembrements territoriaux ;
- de la maintenance des équipements biométriques ;
- du suivi de la maintenance du système biométrique ;
- de la planification, de l’organisation matérielle et du suivi des opérations électorales et référendaires ;
- de la conception et du suivi de l’impression des documents électoraux ;
- de l’acquisition, du suivi et de la mise à jour du stock du matériel électoral ;
- de la centralisation, de l’évaluation et de l’expression des besoins nécessaires à l’organisation des scrutins ;
- de l’organisation de l’acheminement du matériel électoral aux Démembrements territoriaux ;
- de la gestion informatisée des opérations électorales et des résultats des scrutins ;
- du suivi et de la centralisation des résultats des bureaux de vote et des documents correspondants ;
- de l’exploitation des données et documents électoraux ;
- du suivi de la gestion du système biométrique électoral ;
- du suivi des études et de la prospective en matière électorale.
La Direction des Opérations Electorales et Référendaires comprend :
- la Sous-direction du Fichier Electoral, des Listes Electorales et des Cartes d’Electeur ;
- la Sous-direction de l’Organisation et du Suivi des Opérations Electorales et Référendaires ;
- la Sous-direction des Etudes, de l’Exploitation des Données Electorales et des Statistiques ;
- la Sous-direction de la Gestion et de la Maintenance des Equipements Biométriques et des Réseaux.
LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Placée sous l’autorité d’un Directeur, la Direction des Ressources Humaines est chargée de :
- la conception et de la mise en œuvre de la politique de gestion des ressources humaines ;
- la mise en œuvre de l’action sociale et de l’appui à la vie associative à ELECAM ;
- de la gestion de la rémunération du personnel et de tous les actes y relatifs ;
- de la préparation et de la liquidation des actes de pension et de fin de carrière ;
- du suivi de la discipline et de l’évaluation du personnel ;
- la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois, des compétences, des plans de carrière et des rémunérations ;
- l’élaboration et de la gestion du référentiel des emplois, des métiers et des compétences ;
- la classification des emplois et la définition des postes de travail ;
- la gestion de la mobilité et de la motivation du personnel ;
- la gestion du portefeuille de l’assurance maladie ;
- l’élaboration et du suivi de la mise en œuvre des programmes et des plans de formation et de recyclage du personnel.
Elle comprend :
- la Sous-direction de la Gestion du Personnel et de l’Action Sociale ;
- la Sous-direction de la Formation et du Développement des Ressources Humaines ;
DE LA DIRECTION DES RESSOURCES FINANCIERES ET MATERIELLES
Placée sous l’autorité d’un Directeur, la Direction des Ressources Financières et Matérielles est chargée :
- de la préparation et de l’élaboration du projet du budget annuel d’ELECAM ;
- de la préparation et de l’élaboration du projet du budget des élections en relation avec les structures concernées ;
- de la gestion et de la maintenance du patrimoine mobilier et immobilier d’ELECAM ;
- de la gestion et de la maintenance du matériel roulant ;
- de la préparation des dossiers d’appels d’offres et des projets de contrats pour l’acquisition des biens et services ;
- du suivi des procédures d’exécution des Marchés Publics signés par le Directeur Général des Elections ;
- de l’acquisition directe des biens et services ;
- du suivi de l’exécution du budget de fonctionnement, d’investissement d’ELECAM et du budget des élections ;
- de la tenue et de la mise à jour des documents budgétaires et comptables ;
- de la tenue de la comptabilité générale ;
- de la gestion de la caisse relative aux menus dépenses ;
- de l’élaboration du compte administratif ;
- de l’élaboration des états financiers ;
- de l’élaboration des statistiques des différentes activités relatives aux services ;
- de l’audit interne à ELECAM.
Elle comprend :
- La Sous-direction du Budget et des marchés;
- La Sous-direction de la Gestion des Equipements et des Infrastructures.
LA DIVISION DE LA COMMUNICATION ET DES RELATIONS PUBLIQUES
Placée sous l’autorité d’un Chef de Division, la Division de la Communication et des Relations Publiques est chargée :
- de l’élaboration et de l’exécution de la politique de communication d’Elections Cameroon ;
- de l’évaluation et de la gestion des moyens d’information et de sensibilisation nécessaires à l’organisation et au déroulement des élections ;
- de la couverture médiatique du processus électoral et des activités d’ELECAM ;
- de l’organisation du travail d’information et des relations avec la presse et les autres médias nationaux et internationaux ;
- du protocole ;
- de l’exécution de toutes autres missions à elle confiées par le Directeur Général des Elections.
Elle comprend :
- la Cellule de la Communication et de la Sensibilisation Electorale ;
- la Cellule des Relations Publiques ;
- le Service du Protocole.
LA DIVISION DES AFFAIRES JURIDIQUES ET DU CONTENTIEUX
Placée sous l’autorité d’un Chef de Division, la Division des Affaires Juridiques et du Contentieux est chargée :
- de la préservation et la défense des intérêts juridiques d’ELECAM;
- de la préparation des textes réglementaires en liaison avec les structures compétentes ;
- de la formulation des avis juridiques sur les questions relevant de la compétence d’ELECAM ;
- de l’examen de la légalité des documents et actes soumis à l’approbation du Conseil Electoral ou à la signature du Directeur Général des Elections ;
- de la conservation, du classement et de la diffusion des textes juridiques en vigueur, en liaison avec les structures compétentes.
- de l’étude des recours administratifs et des requêtes dont ELECAM est saisi ;
- de l’élaboration des mémoires en réponse et des plaidoiries orales à l’occasion du contentieux électoral ;
- du suivi de l’exécution des décisions de justice impliquant ELECAM ;
- du suivi juridique des questions de discipline du personnel d’ELECAM, en liaison avec la Direction des Ressources Humaines ;
- de la formation, du suivi et de l’accompagnement des personnels des Démembrements territoriaux sur les questions juridiques ;
- de l’élaboration des projets de contrat entre ELECAM et les autres parties.
Elle comprend :
- La Cellule des Affaires Juridiques ;
- La Cellule du Contentieux.
DISPOSITIONS DIVERSES ET FINALES
Les responsables des Structures d’Appui de la Direction Générale des Elections sont nommés par décision du Directeur Général des Elections, après approbation du Conseil Electoral.
Ont rang et prérogatives de :
- Directeur de l’Administration Publique :
- les Chefs de Division.
- Sous-directeur :
- les Chefs de Cellule ;
- Chef de Service :
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- les Chefs de Secrétariat Particulier ;
- Chef Service
- les Chargés d’Etudes Assistants.
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